Este documento tem por objetivo, orientar os usuários na utilização do documento de solicitação de compra no SAP Business One.

INTRODUÇÃO

É muito comum nas empresas, os setores reportarem necessidades de compra para o departamento de compra, e no SAP Business One, existe um formulário específico para este procedimento. Este documento irá demonstrar para o usuário, como efetuar lançamento de solicitação de compra para as necessidades do dia-a-dia.

SUMÁRIO

1   FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRA..................................................... 2

2   PREENCHIMENTO DA SOLICITAÇÃO..................................................................... 2

3   ALÇADA DE APROVAÇÃO........................................................................................ 4

SOLICITANTE........................................................................................................... 4

APROVADOR............................................................................................................ 7

4   CONSULTA STATUS ALÇADA..................................................................................... 9

5   APROVADORES POR CENTRO DE CUSTO.............................................................. 11

• FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRA

O formulário de solicitação de compra pode ser acessado no menu do SAP Business One através do seguinte caminho:

Compra > Solicitação de Compra

 Ou poderá acessar pesquisando o nome do formulário no campo de busca do menu, conforme imagem abaixo:

Ao clicar na opção “Solicitação de compra”, será aberto o formulário de solicitação, conforme

imagem abaixo:

• PREENCHIMENTO DA SOLICITAÇÃO

O usuário deverá preencher os campos da solicitação, sendo que alguns campos podem estar definidos como obrigatório, e portanto, não permitirá que o usuário finalize o lançamento, sem preencher estes dados.

Abaixo uma breve descrição dos campos a serem preenchidos pelo usuário ou serão preenchidos automaticamente:

·Solicitante, Nome do Solicitante, Filial, Departamento e endereço de e-mail

Serão preenchidos automaticamente pelo sistema com os dados do usuário logado no sistema. O usuário poderá modificar o código do solicitante, caso seja necessário.

·Enviar e-mail quando o PC ou recebimento de mercadorias for adicionado

Caso os parâmetros de e-mail estiverem configurados no sistema, ao marcar esta opção, o sistema irá encaminhar um e-mail para o “Solicitante”, sempre que houver um pedido de compra, ou um recebimento de mercadoria referente ao documento de solicitação gerado.

·Data de lançamento

Será preenchido automaticamente pelo sistema com data do dia do lançamento no SAP.

·Válido até

Defini a data de validade da solicitação. Com base nesta data, é possível bloquear que o departamento de compra efetue a compra depois desta data.

·Data do documento

Será preenchido automaticamente pelo sistema com data do dia do lançamento no SAP.

·Data necessária

O usuário deverá informar a data relevante a sua necessidade. Esta data é importante para que o compras possa se organizar e priorizar as compras.

·Nº do item

O usuário deverá informar o código do item a ser solicitado a compra. Ao pressionar o tecla “TAB” do teclado neste campo, será disponibilizado uma lista de itens cadastrado, que podem ser selecionados pelo usuário.

·Descrição do item

Caso o usuário já tenha informado o código do produto, este campo estará preenchido automaticamente pelo sistema conforme o cadastro. Caso o usuário não saiba o código, e queira informar a descrição, ele poderá pressionar a tecla “TAB” do teclado neste campo, ou, poderá efetuar uma breve descrição e pressionar “TAB”, que o sistema irá pesquisa os produtos que iniciam com o texto digitado.

·Detalhes do item

O usuário deve utilizar este campo para detalhar o produto solicitado. Por exemplo:

Se o usuário seleciona o item “Caneta”, ele poderá neste campo dizer se é uma caneta azul, verde,

etc....

·Fornecedor

Será preenchido automaticamente pelo sistema, quando o item estiver parametrizado com o fornecedor preferencial. Caso contrário, o campo ficará em branco. Porém, o usuário poderá definir um código de fornecedor quando necessário, pressionando a tecla “TAB” do teclado.

·Data necessária

Este campo receberá por padrão, a data informada no cabeçalho do documento no campo “Data necessária”. Porém, o usuário poderá definir datas diferentes entre os produtos.

·Qtd. necessária

O usuário irá informar neste campo, a quantidade necessária do produto. Aqui é extremamente importante atentar-se a unidade de medida do produto.

·Nome da UM

Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema, quando informado o produto. Esta é a unidade de medida definida no cadastro do item para compra. Não é interessante que o usuário modifique o valor deste campo. Caso necessário uma unidade de medida diferente, sugiro utilizar o campo “Detalhe do item” para comunicar o compra e o fornecedor.

·Info preço

Esta informação será preenchida pelo sistema, se o código do fornecedor estiver preenchido na linha do item, e esteja definido lista de preço para este fornecedor, caso contrário ficará em branco. Caso fique em branco, o usuário é obrigado a definir um preço unitário.

·Regra de distribuição

O usuário será obrigado a informar o centro de custo para o qual irá a despesa. Para isso, basta o

usuário pressionar a tecla “TAB” neste campo, e selecionar um centro de custo.

·Total (MC)

Será preenchido automaticamente quando informado o preço e a quantidade.

·Titular

Será preenchido automaticamente pelo sistema, com base no usuário logado.

·Uso principal

O usuário deverá selecionar uma opção, onde será definido a natureza da compra, como por exemplo se é para consumo, imobilizado, produção, etc....

Após o preenchimento dos dados relevantes, o usuário poderá adicionar o documento.

• ALÇADA DE APROVAÇÃO SOLICITANTE

Caso o documento se enquadre em alguma regra que necessite aprovação, este documento será encaminhado para o(s) gestor(es) responsável(eis), para que possa analisar a necessidade, e aprovar ou recusar a solicitação de compra.

Existe vários níveis de alçada definido no negócio da empresa, e consequentemente, cada nível pode ter um ou mais aprovadores.

Abaixo um exemplo de como um documento poderá ser encaminhado para alçada de aprovação:

No exemplo acima, quando o usuário clicou no botão “Adicionar”, o sistema identificou que uma regra de alçada foi acionada, e apresentou para o usuário. O usuário ainda poderá colocar uma observação, para que facilite a tomada de decisão do aprovador.

Quando o usuário clicar no botão “OK”, esta alçada será encaminhada para o(s) aprovador(es).

Após a aprovação, ou rejeição do aprovador, será retornado para o solicitante uma mensagem de alerta, dizendo que o documento foi aprovado ou recusado. Abaixo um exemplo do alerta que o solicitante irá receber:

Ao clicar na mensagem, o usuário deverá clicar na seta amarela para confirmar a adição do documento, conforme imagem abaixo:

APROVADOR

O aprovador irá receber um alerta no SAP ou no aplicativo do celular, comunicando a necessidade de uma ação de aprovação ou rejeição do documento.

Abaixo um exemplo de como será a tela do alerta para o usuário aprovador no SAP Business One:

Note que existe duas mensagens com textos diferentes. Um refere-se a geração de um documentou, ou seja, criação de uma nova solicitação de compra ou pedido de compra, a outra refere-se a atualização do documento, ou seja, o documento já aprovado sofreu uma modificação e precisa ser aprovado novamente. Ao selecionar a mensagem, será disponibilizado um link na grid abaixo, com o número do esboço do documento. O usuário aprovador deverá clicar na seta amarela, e será direcionado para a tela de tomada de

decisão, conforme imagem abaixo:

O aprovador poderá consultar o documento clicando na seta amarela do campo “Nº de esboço de documento”, e depois poderá selecionar uma opção no campo “Decisão”, para aprovar ou rejeitar o documento.

Quando o documento for aprovado ou rejeitado, será encaminhado um alerta para o solicitante, dizendo que este documento foi aprovado ou rejeitado, e o usuário terá que tomar as ações necessárias.

• CONSULTA STATUS ALÇADA

Para o usuário consultar o status de um documento, será necessário gerar um relatório de status de autorização. Para isso, basta acessar seguinte caminho do menu:

Administração > Processo de Autorização > Relatório de status de autorização.

Será apresentado o seguinte formulário:

O usuário poderá efetuar os filtros necessários e pressionar o botão “OK” para listar os documentos.

No resultado do relatório, o usuário poderá expandir cada linha para ter acesso as informações de autorizadores do documento conforme imagem abaixo:

O aprovador também poderá gerar este relatório, e também conseguirá tomar a decisão de autorizar ou não o documento direto neste formulário.

• APROVADORES POR CENTRO DE CUSTO

Abaixo uma tabela de como ficou definido as regras de alçada de aprovação por valores e centro de custo para Copper e Recope:

COPPER

RECOPE